Så kan styrgrupper agera insiktsfullt vid kriser

Vid kriser har styrgrupper i samverkansprojekt en viktig och många gånger en särskilt utmanande roll.
– Organisationer drabbas på olika sätt av en samhällskris, vilket gör det extra viktigt att vara lyhörd för flera perspektiv vid hanteringen av den fortsatta utvecklingen framåt, säger Lena Holmberg, innovationsprojektledare på IMCG.

I de innovationsprojekt som finansieras av exempelvis EU, Energimyndigheten och Vinnova samverkar ofta partners i olika storlekar från olika branscher och sektorer. Här blandas små teknikleverantörer med universitetsforskare, globala storföretag och myndigheter. En kris som slår på bred front genom samhället, likt den vi upplever som konsekvens av COVID-19, påverkar alla aktörer men förmodligen på olika sätt. Förändringar medför ibland också nya möjligheter, vilka är viktiga att identifiera och agera på, samtidigt som man hanterar utmaningarna.

Lena Holmberg är styrgruppsmedlem i projektet DenCity, där hållbara person- och godstransporter inom den täta staden testas och utvecklas. Hon har även satt samman fler tips till styrgrupper angående riskhantering och kommunikation. Här är Lena Holmbergs bästa tips på hur styrgruppen kan agera vid stora samhällskriser:

1. Som ordförande, förbered nästa styrgruppsmöte genom att ringa alla styrgruppsmedlemmar för att höra hur de mår och hur situationen ser ut i organisationen
2. Överväg att kalla till extra styrgruppsmöte om nästa ligger långt bort, för att tidigt fånga risker och orosmoment men även möjligheter
3. Skapa utrymme på styrgruppsmötet för alla aktörer att berätta hur deras situation påverkar projektet, för att skapa en bred förståelse för utmaningar
4. Utforska aktivt om samhällssituationen kan medföra möjligheter för projektet på kort eller lång sikt
5. Uppdatera riskanalysen och komplettera med en scenarioanalys, där styrgruppen utforskar potentiella vägar framåt för att utveckla handlingsberedskap
6. Säkerställ att mötena blir datadrivna och inte åsiktsdrivna genom att definiera vilken information som behövs för beslutsfattande, hur den ska samlas in och av vem
7. Ha en snabb och tät dialog med finansiärer och andra nyckelaktörer, eftersom även de kan vara drabbade på ett sätt som påverkar projektet
8. Ta höjd för förändringar i budgeten då vissa partners kan få svårt att bidra med resurser i tid, samt att fördröjningar alltid ger upphov till merkostnader
9. Låt om möjligt olika personer jobba med frågor med olika tidshorisont för att säkerställa fokus även på det som ligger bortanför här och nu