Ny som medlem i styrgrupp – så får du järnkoll

IMCG:s Frida Barrett går in som ny styrgruppsmedlem i projektet DenCity som ersättare för Lena Holmberg.
– Styrgrupper har en otroligt viktig roll, inte bara för projektets framdrift och resultat utan framför allt vilka effekter det får. Det är en både rolig och utmanande uppgift, varför det gäller att skapa en så bra start som möjligt på arbetet, säger Frida Barrett.

Det är alltid en utmaning att komma in i pågående verksamheter och ett stort samverkansprojekt med många delprojekt är inget undantag.
– Jag ser mycket fram emot att få medverka i styrgruppen för DenCity. Projektet har hittills levererat många smarta transportlösningar för städer genom samverkan mellan olika aktörer. Jag har lång erfarenhet av samverkansprojekt och hållbarhetsarbete och hoppas kunna bidra med insikter och kunskaper från detta, säger Frida Barrett.

Tipsen som ger en bra start

Som ny styrgruppsmedlem gäller det att snabbt komma upp på banan och inte bara få koll på läget utan också bidra till att säkerställa projektets leveranser och effekter. Frida är på god väg med sin onboardingprocess och här delar hon med sig av sina bästa tips:

• Ta del av tidigare dokumentation – Se till att snabbt få access till projektets dokumentation så att du kan se projektstrukturen och deltagande parter. Här är bra att kolla inte bara senaste styrgruppsprotokollet, utan även projektansökan och avtal för att få kunskap om grunden för projektet och om eventuella avsteg har gjorts. I avtalet finns oftast också klargjort vilket ansvar just styrgruppen har.
• Prata med din företrädare – Det är bra att stämma av mer informella frågor med den avgående styrgruppsmedlemmen för att få insikter om vilka personer och organisationer som är drivande i olika frågor.
• Prata med projektledaren – Ta kontakt med projektledaren innan det första styrgruppsmötet och stäm av vilka större frågor som är uppe till diskussion och beslut just nu. Hör också efter hur relationen till finansiären fungerar.
• Prata med din chef – Diskutera med din chef varför din egna organisation medverkar i projektet, vad man vill få ut och hur det ska gå till. Ibland är nätverkandet i sig avgörande, varför det är bra att förstå vilka personer man ska prata mer med.
• Tänk över din egen roll – Fundera över hur du bäst kan hjälpa projektet att lyckas och var aktiv i att sprida information om det, både internt och externt. Överväg hur du kan använda din tillsättning som styrgruppsmedlem i kommunikationsarbetet.
• Se både risker och möjligheter – Försök skapa en helhetsbild av projektet genom att ta del av dokumentation och samtala med olika aktörer som på ett balanserat sätt belyser risker och möjligheter. Kolla också upp att det finns en bra plan för krishantering.